Sales Coordinator

Montréal, Québec, Canada | Full-time

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Sentinel Dock & Door Solutions is a Canadian company that provides commercial dock and door services. Established in 2025 by Trivest Partners, a private equity firm, Sentinel was formed through the acquisition of several regional service providers: Lenworth Building Services, Pro Door & Dock Systems, Mar-Lin Dock & Door, Door Doctor & Secord Docks. These companies specialize in the installation, repair, and maintenance of overhead doors, dock levelers, and related equipment for commercial and industrial facilities.

 The Sales Coordinator plays a key support role within a fast-paced and constantly evolving environment, reporting to the VP of Sales and/or Senior Sales Coordinator. This position supports both the Sales Account Managers and Technical Team to ensure the efficient coordination of sales activities and a high level of customer satisfaction. The Sales Coordinator acts as a central communication hub between internal teams and clients and plays a critical role in streamlining operations from initial inquiry through to order fulfillment.

 Job Title: Sales Coordinator

Reports to: VP of Sales / Senior Sales Coordinator

 

Regular Working Hours :

Monday to Friday – 8:00 AM – 5:00 PM or 7:00 AM – 4:00 PM

 

Responsibilities:

·         Receive and assign all incoming phone and web leads to the appropriate Sales Account Manager based on territory; local leads may be quoted directly by the Sales Coordinator.

·         Prepare and assemble sales quotations, including incorporating supplier quotes and freight, for review and approval.

·         Assemble and respond to Requests for Proposals (RFPs) and Requests for Quotations (RFQs), including bid forms, bonding forms, and insurance requirements.

·         Coordinate the processing of approved quotations into sales orders (E-Orders and C-Orders), ensuring all purchase orders are created accurately and priced correctly.

·         Liaise between Sales, Technical, Operations, and other internal departments to ensure efficient processing of orders in accordance with the 72-hour submission policy.

·         Follow up on sales quotations and provide timely updates to clients and internal teams.

·         Maintain and update customer data, contact information, and client-specific instructions within the CRM system.

·         Ensure installation and field teams have necessary procedures, equipment, documentation, and certifications for successful project execution.

·         Provide administrative support for the Sales and Technical teams, including scheduling, documentation, and reporting.

·         Address concerns raised by field staff related to materials and budgets, ensuring clear communication and proper documentation.

·         Adhere to company policies, processes, and quality standards.

·         Perform other duties as reasonably assigned.

 

Key Strengths

·         Bilingualism is a must

·         Strong attention to detail and accuracy

·         Comfortable working in a high-pressure, fast-paced environment

·         High-level customer service and professionalism

·         Excellent written and verbal communication skills

·         Strong organizational and time management skills

·         Team-oriented with a positive and friendly attitude

·         Proficiency in Microsoft Office Suite (especially Excel) and CRM systems

·         Familiarity with sales and estimating software

·         Ability to read and interpret architectural drawings and blueprints

·         Working knowledge of dock doors, loading dock equipment, high-speed doors, and related systems

·         Strong mathematical and analytical skills  

 

Salary Range:

·         $65,000 ~ $75,000 annually

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Sentinel Dock & Door Solutions est une entreprise canadienne qui fournit des services de portes et de quais commerciaux. Créée en 2025 par Trivest Partners, une société de capital-investissement, Sentinel est née de l'acquisition des fournisseurs de services régionaux suivants : Lenworth Building Services, Pro Door & Dock Systems, Mar-Lin Dock & Door, Door Doctor et Secord Docks. Ces secteurs sont spécialisés dans l'installation, la réparation et l'entretien de portes basculantes, de niveleurs de quai et d'équipements connexes pour les installations commerciales et industrielles.

Titre du poste: Coordonnateur(trice) des ventes 

Supérieur hiérarchique : Vice-président des ventes / Coordonnateur(Coordonnatrice) principal(e) des ventes 

Heures de travail régulières: 

Lundi au vendredi – de 8 h 00 à 17 h 00 ou de 7 h 00 à 16 h 00 

 Responsabilités: 

  • Réceptionner et attribuer tous les appels et demandes web entrants au gestionnaire de comptes des ventes approprié selon le territoire; les demandes locales peuvent être directement traitées par le/la coordonnateur (coordonnatrice) des ventes. 

  • Préparer et assembler les soumissions de vente, incluant les soumissions des fournisseurs et les frais de transport, pour révision et approbation. 

  • Préparer et répondre aux demandes de propositions (DP) et demandes de soumissions (DS), incluant les formulaires d'appel d'offres, de cautionnement et les exigences en matière d’assurance. 

  • Coordonner la transformation des soumissions approuvées en commandes de vente (commandes E et commandes C), en s'assurant que tous les bons de commande sont créés avec exactitude et aux bons prix. 

  • Assurer la liaison entre les ventes, le service technique, les opérations et les autres départements internes afin de garantir un traitement efficace des commandes conformément à la politique de soumission en 72 heures. 

  • Faire le suivi des soumissions et fournir des mises à jour rapides aux clients et aux équipes internes. 

  • Maintenir et mettre à jour les données clients, les coordonnées et les instructions spécifiques à chaque client dans le système CRM. 

  • Veiller à ce que les équipes d’installation et sur le terrain disposent des procédures, de l’équipement, de la documentation et des certifications nécessaires à l’exécution réussie des projets. 

  • Offrir un soutien administratif aux équipes des ventes et techniques, y compris l’organisation d’horaires, la documentation et les rapports. 

  • Traiter les préoccupations soulevées par le personnel sur le terrain concernant les matériaux et les budgets, en assurant une communication claire et une documentation adéquate. 

  • Respecter les politiques, les processus et les normes de qualité de l’entreprise. 

  • Accomplir toute autre tâche raisonnablement demandée. 

Forces clés : 

  • Le bilinguisme est essentiel 

  • Grande attention aux détails et à l’exactitude 

  • À l’aise de travailler dans un environnement rapide et sous pression 

  • Excellent service à la clientèle et professionnalisme 

  • Excellentes compétences en communication orale et écrite 

  • Fortes aptitudes en organisation et en gestion du temps 

  • Esprit d’équipe avec une attitude positive et amicale 

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (particulièrement Excel) et des systèmes CRM 

  • Connaissance des logiciels de vente et d’estimation 

  • Capacité à lire et interpréter des plans architecturaux et des dessins techniques 

  • Connaissance pratique des portes de quai, équipements de quai de chargement, portes à grande vitesse et systèmes connexes 

  • Solides compétences en mathématiques et en analyse 

 Échelle salariale : 

  • 65 000 $ à 75 000 $ par année  
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