Sentinel Dock & Door Solutions

Sentinel Dock & Door Solutions est un chef de file canadien dans la prestation de services commerciaux liés aux quais de chargement et aux portes industrielles. Fondée en 2024 par Trivest Partners, Sentinel est issue de l’acquisition de plusieurs fournisseurs régionaux de premier plan, soit : Lenworth Building Services, Pro Door & Dock Systems, Mar‑Lin Dock & Door, Door Doctor, Secord Doors et NEX Industrial Supplies Inc. Ensemble, nous offrons des services spécialisés d’installation, de réparation et d’entretien de portes de garage commerciales, de niveleurs de quai et d’équipements connexes pour des installations commerciales et industrielles.

Door Doctor, situé à Lachine (Québec), est actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) des Comptes Clients. La personne retenue sera responsable du traitement exact et ponctuel des paiements reçus, de la gestion des comptes clients et du soutien à la trésorerie globale de l’organisation. Le rôle est axé sur l’application des paiements, le soutien à la facturation, les conciliations et les fonctions administratives liées aux comptes clients, en veillant à ce que toutes les transactions soient correctement enregistrées dans le système ERP.

Responsabilités principales

Application des paiements et traitement des encaissements

• Appliquer avec précision les paiements clients (chèques, paiements EFT, virements bancaires, cartes de crédit) dans le système ERP (ex. : Sage)
• Concilier quotidiennement les encaissements avec les dépôts bancaires
• Analyser et résoudre les écarts de paiement (paiements partiels, trop-payés, paiements non identifiés)
• Maintenir des dossiers détaillés de toutes les transactions d’encaissement dans Sage

Conciliation des comptes clients / Recouvrement

• Concilier régulièrement les comptes clients
• Identifier et signaler les soldes en souffrance ou les écarts
• Effectuer le recouvrement des comptes clients âgés de plus de 30 jours
• Préparer les rapports d’ancienneté des comptes clients et soutenir l’analyse

Soutien à la facturation

• Aider à la génération, à la validation et à la distribution des factures
• S’assurer que les factures respectent les exigences des clients (bons de commande, détails de projet, modalités de facturation)
• Soutenir les processus de facturation progressive (environnement de construction)
• Maintenir des dossiers et une documentation de facturation exacts

Saisie de données et exactitude des systèmes

• Entrer et mettre à jour les informations clients dans le système ERP
• Veiller au bon codage des transactions conformément aux politiques internes

Service à la clientèle et communication

• Répondre aux demandes des clients concernant les paiements et les soldes de comptes
• Fournir des copies de factures, d’états de compte et de confirmations de paiement
• Collaborer avec les équipes internes (ventes, opérations, gestionnaires de projets) afin de résoudre les écarts

Soutien à la fin de mois

• Participer aux activités de clôture mensuelle liées aux comptes clients
• Préparer les conciliations entre le sous-livre et le grand livre
• Soutenir les exigences en matière de rapports et d’audit

Profil recherche

• Diplôme ou baccalauréat en comptabilité, finance ou domaine connexe
• Bilingue français / anglais (oral et écrit)
• 4 à 6 ans d’expérience en comptes clients ou en soutien comptable
• Expérience dans un environnement de construction ou de services (atout)
• Expérience avec des systèmes ERP (ex. : Sage, SAP)
• Excellentes compétences avec Excel (conciliations, formules de base)
• Familiarité avec les plateformes de paiement automatisées (atout)

Compétences clés

• Grande attention aux détails et à l’exactitude
• Excellentes habiletés organisationnelles
• Capacité à gérer un volume élevé de transactions
• Solides compétences en communication et en résolution de problèmes

Indicateurs de performance clés (KPI)

• Exactitude de l’application des paiements (peu ou pas d’encaissements non appliqués)
• Rapidité du traitement des paiements
• Réduction des écarts de conciliation
• Fiabilité des rapports d’ancienneté
• Délai de réponse aux demandes internes et externes

Rémunération globale 65 000 $ à 70 000 $, selon l’expérience.

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Sentinel Dock & Door Solutions is a leading Canadian provider of commercial dock and door services. Established in 2024 by Trivest Partners, Sentinel was formed through the acquisition of several top regional service providers - Lenworth Building Services, Pro Door & Dock Systems, Mar‑Lin Dock & Door, Door Doctor, Secord Doors, and NEX Industrial Supplies Inc. Together, we deliver expert installation, repair, and maintenance of overhead doors, dock levelers, and related equipment for commercial and industrial facilities.

Door Doctor located in Lachine, Quebec is currently recruiting for an Accounts Receivable Coordinator who will be responsible for the accurate and timely processing of incoming payments, maintaining customer accounts, and supporting the overall cash flow of the organization. This role focuses on cash applications, invoicing support, reconciliations, and administrative AR functions, ensuring that all transactions are recorded correctly in the ERP system.

Key Responsibilities:

Cash Application & Payment Processing

• Apply customer payments (cheques, EFT, wire transfers, credit cards) accurately in the ERP system (e.g., Sage)
• Reconcile daily cash receipts to bank deposits
• Investigate and resolve payment discrepancies (short payments, overpayments, unidentified receipts)
• Maintain detailed records of all cash transactions in Sage

Accounts Reconciliation/Collection

• Reconcile customer accounts on a regular basis
• Identify and flag overdue balances or inconsistencies
• Collection of AR balances in the 30 plus
• Prepare AR aging reports and support analysis

Invoicing Support

• Assist with invoice generation, validation, and distribution
• Ensure invoices meet customer requirements (PO numbers, project details, billing terms)
• Support progressive billing processes (construction environment)
• Maintain accurate billing records and documentation

Data Entry & System Accuracy

• Enter and update customer information in the ERP system
• Ensure proper coding of transactions and alignment with company policies

Customer Service & Communication

• Respond to customer inquiries related to payments and account balances
• Provide copies of invoices, statements, and payment confirmations
• Liaise with internal teams (sales, operations, project managers) to resolve discrepancies

Month-End Support

• Assist in month-end closing activities related to accounts receivable
• Prepare reconciliations between subledger and general ledger
• Support reporting and audit requirements

What we're looking for:     

• Diploma or degree in Accounting, Finance, or related field
•  French / English Written/Oral
• 4–6 years of experience in accounts receivable or accounting support
• Experience in construction or service-based industry (preferred)
• Experience with ERP systems (e.g., Sage, SAP)
• Strong Excel skills (reconciliations, basic formulas)
•   Familiarity with automated payment platforms (an asset)

Soft Skills

• Strong attention to detail and accuracy
• Excellent organizational skills
• Ability to manage high transaction volumes
• Strong communication and problem-solving skills

Key Performance Indicators (KPIs)

• Accuracy of cash application (minimal unapplied cash)
• Timeliness of payment postings
• Reduction in reconciliation discrepancies
• Aging accuracy and reporting reliability
• Response time to internal and external inquiries

Total compensation range: $65,000 ~ $70,000 commensurate with experience.